Hankinta-asiakirjojen laadinnassa tarvitaan asiantuntemusta

Hankinta-asiakirjojen laadinta kannattaa tehdä taidolla, jotta saadaan mitä halutaan, eikä jälkikäteen koidu ikäviä yllätyksiä.

Sähkö- ja automaatiotekniikan insinööri Reijo Ruohola on työskennellyt yli kolmekymmentä vuotta julkisten hankintojen parissa ja tietää pahimmat sudenkuopat.

– Hankinta-asiakirjoissa on tärkeää, että teksti on heti alusta lähtien selkeä, yksinkertainen ja ristiriidaton, Reijo Ruohola sanoo.

– Jos epäselvyyksiä joudutaan jälkikäteen eri ammattilaisten toimesta täydentämään, asiakirja paisuu erilaisten korjausten myötä nopeasti valtavaksi, vaikeaselkoiseksi ja ristiriitaiseksi.

Tarkalla määrittelyllä oikeita ratkaisuja

Kokonaisuus pitää olla jo alusta lähtien määritelty hyvin, ettei jää epäselviä rajanvetoja.

– Etenkin eri osa-alueiden välillä tulee helposti harmaita alueita, joissa ei ole selvää, mikä taho hankinnassa on vastuussa mistäkin. Kuka hankkii kaapelin, kuka sen asentaa, entä kuka kytkee? Kun ostetaan koneikko, jossa on ohjauskeskus, kuka hoitaa kokonaisuuden työmaalla valmiiksi?

Kilpailu on tänä päivänä kovaa, eikä määrittely hankinta-asiakirjassa voi olla summittaista, kuten joskus aiemmin.

– Tarjoukset ovat niin tiukkoja, etteivät urakoitsijat ole valmiita tekemään samaan hintaan enemmän työtä, kuin mistä tarkalleen ottaen on sovittu. Ylimääräisestä työstä voi pamahtaa tilaajalle iso lasku.

Hankinta-asiakirjoihin on muodostunut oma slanginsa, jolla määrittely voidaan tehdä tarkasti. Kokenutta asiantuntijaa kannattaa käyttää aina apuna.